APA ITU SOP DAN UNTUK APA ?

Tahukah kamu SOP ?

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

 Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.

SOP atau Standard Operating Procedures sesungguhnya sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau laksanakan. Adanya SOP menjamin keseragaman itu. Bagaimana jika tidak ada SOP? tentu keseragaman tidak dapat dipastikan.

Berikut ini definisi dari Standard Operating Procedure (SOP) :

• SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
• SOP (Standard Operating Prosedure) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001)
• SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).
• SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).
• SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua majikan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003).
• SOP adalah Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
• SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan dan manfaat SOP

SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin berikut dibawah ini:

• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
• Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
• Menghindari “error” dalam proses kerja.
• Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
• Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
• Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

Tahapan membuat SOP

Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah tahapan dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu sebelum menyusun SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

• Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
• Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.
• Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.
• Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
• Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan.
• Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.
• Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
• Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses pembahasan.
• Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.
• Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP.

Cara membuat SOP

Langkah terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:

• Esensi dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah “Mudah dibaca, dipahami dan dilaksanakan”.
• Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
• Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis dikirim kepada supplier“
• Gunakan kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“.
• Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.
• Buat bagan alurnya (flow chart).
• Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.
• Buat dan cantumkan dokumen pendukung SOP (form, sheet, SK, dll).
• Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
• Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
• Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.

Semoga bermanfaat.

TAHUKAH KAMU RESEP PENGUSAHA SEJATI DAN ISLAMI

BISMILLAH (SALAM Prestasi dan Sukses Sejati All)

TAHUKAH KAMU ?

Menjadi Pengusaha Sejati dan Islami

Menjadi pengusaha bukan soal harus punya mobil mewah, istana megah, harta melimpah dan istri yang wah melainkan mencari keuntungan yang mulia dunia dan akherat.

Menjadi pengusaha, bukan soal kursi empuk santai memerintah ini dan itu, tunjuk sana dan tunjuk sini melainkan tentang tanggung jawab terbesar memegang amanah dan komitmen tinggi

Menjadi pengusaha, bukan masalah menjalani bisnis yang sedang ngetrend ataupun serba paten tetapi yang terpenting kita bisa memanfaatkan peluang sekecil apapun asal lancar dan aman terkendali

Menjadi pengusaha, bukan masalah cepat ingin mencari untung besar tetapi yang penting ketekunan dan proses pematangan bisnis yang kita jalani agar mandiri dan produktif

Menjadi pengusaha, bukan masalah harus menang tender  lalu sikut sana sikut sini dengan segala cara yang terpenting usaha keras, yakin dan do’a terus mengiringi langkah memajukan bisnis kita

Menjadi pengusaha, bukan soal karpet merah yg digelar demi sambut kedatangan, melainkan soal berdiri di garda terdepan atas nasib seluruh karyawan yang sudah mengabdi

Menjadi Pengusaha, bukan soal berapa aset perusahaan  berhargayg berhasil kita kumpulkan, melainkan soal berapa besar kontribusi untuk masyarakat sekitar dan perekonomian negeri  ini.

Menjadi pengusaha, jangan mengidamkan jalan yang mudah bertabur bunga, bersiaplah melintasi duri dan menanggung risiko dicaci maki.

Lupakanlah menjadi pengusaha, jika sering mengeluh dan mudah menyerah

Seperti itulah jalan pengusaha sejati yang disukai penghuni bumi dan surga nanti karena kita sejatinya kita semua saat ini sedang berbisnis dengan Allah SWT.

Ingatlah Sahabatku Harta, Tahta dan Keluarga Tercinta yang kita miliki hanyalah sementara saja.

" URI KUWI SEJATINE MUNG MAMPIR NGOMBE "

Jadikan Niat, Langkah, Strategi dan Tekad Keyakinan adalah Akhlaq Al-Qur'an

Tapi sungguh sayang sulit sekali bagi kebanyakan manusia....

Presented by Agrend Wisnu Kusuma (Laskar Galileo Indonesia Bogor)

@ SEMOGA BERMANFAAT @

TIPS DAN TRIK UNIK PETUGAS JAGA SAAT STAN PAMERAN PENDIDIKAN

Membuka stand pameran atau bazaar sangatlah melelahkan, tetapi sangat bermanfaat untuk memperkenalkan produk dan perusahaan pada masyarakat umum secara langsung. Jadi, gunakan kesempatan ini sebaik- baiknya dan sebaiknya kita harus mengetahui teknik penyajian (display) produk dan jasa kita dan manajemen praktis pengelolaan outlet dalam bentuk booth stand yang menarik, efektif dan efisien.

                    Berikut ini beberapa tips dan trik unik yang berguna saat kita mengikuti sebuah pameran khususnya pameran jenis expo pendidikan (dengan asumsi bahwa seluruh perencanaan dilaksanakan dengan baik).  Tujuan utama diharapkan manajemen bimbel bisa turut berpartisipasi aktif dan terjun langsung mempertemukan produk kepada konsumen.

Ikutilah Langkah-langkah Petunjuk Teknis dibawah ini

1. Dilarang keras Jaga Stand Sendirian

Menjaga stand itu melelahkan dan Stand tidak boleh ditinggalkan tidak terjaga. Itu sebabnya, jagalah bergantian setidaknya berdua. Apalagi, jika lokasinya kurang aman (ramai dan banyak pengutil). Satu melayani, satu mengawasi. Jika stand sepi, satu menjaga stand, yg lain mengundang pengunjung.  Jadi, ajaklah asisten, atau saudara, atau kenalan untuk membantu Anda. Pastikan kepribadiannya hangat dan dapat melayani dengan baik. Latihlah sedikit tentang produk Anda.

2. Berpakaian Sesuai, Unik dan Menarik

Di pameran kita bisa kepanasan, terkena terik matahari, atau kehujanan, atau masuk angin, terutama untuk pameran outdoor. Jadi, berpakaianlah yg unik, menarik dan tetap nyaman. Pakai seragam perusahaan jika ada budgetnya. Pastikan pakaian rapih dan make up menarik, sebab penampilan yg sembarangan akan merusak citra perusahaan.

3. Datang Lebih Awal

Dapatkan tempat parkir masih lega, memasang dan merapikan stand/ tenda lebih leluasa, pastikan kabel-kabel dan barang-barang pribadi sudah diamankan sebelum pameran dibuka. Usahakan masih ada waktu untuk ke toilet, berdandan, lalu beramah tamah dengan penyelenggara dan tetangga pameran, atau jalan-jalan melihat stand-stand peserta yg lain.

4. Periksa Checklist

Periksa daftar barang-barang yg diperlukan, buku tamu, nota penjualan, kartu nama, katalog, semua hal yg dibutuhkan dalam pameran. Termasuk juga selotip, ATK, lak ban, kantong plastik, lem, gunting, dsb. Jika perlu, sediakan kotak PPPK. Tetap koordinasi dengan pihak kantor (outlet) jika ada barang yang tertinggal.

5. Tata Letak Stand

     Penampilan fisik tata letak (lay out) dan desain interior variabel barang seputar produk dan jasa bimbel dalam sebuah ruangan stand sangat penting diperhatikan.

     Ini beberapa Tips Singkat untuk pengelolaan stand yang baik:

·        Jangan terlalu banyak mendisplay produk bimbel yang bisa menjadi bumerang. Tampilkan hanya produk-produk unggulan yang dijagokan. Ganti-gantilah produk yang ditampilkan, yang penting jangan terlalu banyak barang. Terlalu banyak barang nantinya akan membingungkan dan mengaburkan image pengunjung.

·       Jangan juga terlalu SEDIKIT mendisplay barang — Jangan sampai stand Anda terlihat sepi dan kurang serius berbisnis.

·       Berikan display dengan pencahayaan yg terang - tetapi jangan menyilaukan. Taruh produk yang dijagokan di lokasi2 yg mudah dilihat.

·       Siapkan sesuatu untuk dicoba, dicium, disentuh, ditonton oleh pengunjung... Sedapat mungkin jalin ikatan dengan pengunjung melalui indra rasa, penciuman, penglihatan, pendengaran.

·       Beri label yang jelas dan menarik (berwarna) sehingga tidak membuat pengunjung bertanya-tanya apalagi saat kondisi ramai dan kekurangan SDM penjaga Stand.

·       Jangan terlihat Berantakan dan Kumuh

       Singkirkan gelas minuman, koran, atau makanan dari pandangan. Rapikan display dari waktu ke waktu. Rapikan barang-barang yg sudah dipegang dan dilihat-lihat pengunjung saat kondisi senggang atau kosong (sepi).

• Jika ada asisten, beri dia kerja untuk membagikan brosur, flyer atau leaflet, dan  mengundang pengunjung untuk mampir. Berikan bahasa pancingan membujuk yang baik dan sopan dengan segala cara.

·        Tetap fokus pada produk Anda. Jangan terlalu banyak ngobrol dengan tetangga, mengisi TTS atau membaca koran atau main Note book/Laptop/Komputer/ Ipad/Handphone.

·       Tampilkan kelompok produk dengan tema yang sama. Produk-produk jangan dicampur aduk. Denga menampilkan dalam kelompok yg sama, pengunjung dapat membandingkan dan menghubungkan keterkaitan produk satu sama lain.

·       Siapkan acara kecil khusus seperti kuis interaktif pendidikan berhadiah dan berikan voucher doorprice pengunjung yang akan diundi pada hari terakhir pelaksanaan kegiatan pameran tersebut.  Hal ini bertujuan agar pengunjung bersedia datang kembali ke stand kita  dan mengambil hadiah yang sudah kita siapkan jika mereka beruntung.

·      Siapkan sesuatu cinderamata (merchandise) untuk kenang-kenangan yang menarik, agar bisa dibawa pulang oleh pengunjung yg benar-benar potensial. 

6. Berteman dengan Tetangga.

Tetangga adalah mitra terbaik dalam pameran. Beramah tamahlah dg mereka, dan saling tolong menolong. Siapa tahu kita perlu meminjam gunting, atau kabel, dsb. Pastikan juga mereka tahu produk Anda dan usaha Anda.

Cari tahu bisnis mereka, sehingga jika ada pengunjung yg mencari produknya, bisa langsung dibantu dan diarahkan.  Kita mungkin pernah dan sering kesal jika ditanya, 'mbak atau mas, yang jual aksesori dimana ya?' Terus dijawab, 'wah nggak tau mbak...'.

Oleh karena itulah, kita berusaha memberikan pelayanan plus kepada pengunjung walaupun kita memberikan informasi stand orang lain bahkan kompetitor kita sekalipun.  Ini akan menjadi nilai tambah empati dan kepercayaan pengunjung kepada kita karena kita tidak egois dan ingin selalu diperhatikan sendiri.

7. Jangan Terlalu Agresif

a. Beberapa pengunjung sudah memiliki gambaran tentang produk yang dicari. Jadi, biarkan mereka melihat-lihat sepuasnya di dalam stand kita. Biarkan mereka yang bertanya terlebih dahulu dan buatlah tampilan display yang membuat penasaran pengunjung untuk mencari informasi lebih jauh teantang produk dan jasa yang kita tawarkan. Jika kelihatannya agak ragu-ragu barulah perkenalkan produk Anda.

b. Berhati-hatilah dengan Panggilan 'Bu', 'Mbak', 'Teteh', 'Kak'. Beberapa orang tidak suka dipanggil ibu, beberapa orang sebaliknya, ingin dipanggil ibu atau bapak secara lengkap.

c.  Paling buruk (dan paling sering dilakukan) adalah pertanyaan, 'Ada yg bisa saya bantu?' jawabannya yang lebih sering dari mereka yaitu 'nggak ada.' lalu pengunjung cepat-cepat kabur dan akhirnya jadi bumerang dan kehilangan momen transaksi pelanggan.

d. Ucapan kalimat awal yang paling tepat dan menggoda pengunjung pameran adalah Selamat Datang di stand kami dan Selamat Menikmati  Tuan, sedangkan ucapan keduanya setelah jeda beberapa menit berlalu yaitu Silahkan dilihat – dilihat dulu Tuan, Kami siap melayani Anda dengan senang hati.

e. Penjaga stand dilarang keras menggoda pengunjung yang berpenampilan sangat menarik dan menggoda (over acting) secara berlebihan dengan kalimat yang mengandung pelecehan seksual dan tindakan diskriminatif sejenis lainnya.

 Berikut ini tips sederhana dalam bersikap selama melayani pengunjung Stand:

·       Tatap mata pengunjung (jangan melotot) sambil tersenyum;

·       Sedikit basa- basi (tetapi jangan dipaksakan) yg relevan dg situasi, misalnya (jika terlihat pengunjung kegerahan), 'panas sekali ya bu cuacanya... ini dekat kipas aja supaya adem.' Tulus membantu.

·       Setelah beberapa saat, ajukan pertanyaan spesifik (yang jelas BUKAN,'Ada yg bisa saya bantu?') misalnya, 'Ibu mau memilih paket belajar 2 in 1?, saya rasa ini cocok untuk putera-puteri ibu', atau, atau 'Sudah pernah mengambil kelas privat sebelumnya di lembaga lain?' Usahakan pertanyaan yg menjurus pada jenis produk yg dicari atau mengumpulkan data dan mengorek informasi kompetitor dari para pengunjung.

8.  Seleksilah Pengunjung Anda

Beberapa pengunjung hanya membuang waktu saja. Mengacak-acak atau bertanya-tanya tanpa niat membeli. Tapi jangan ambil kesimpulan terlalu dini. Jangan juga menilai seseorang dari penampilannya saja. Selalu pertahankan sikap baik dan kesopanan.
Usahakan selalu menyeleksi pengunjung. Jika pengunjungnya anak-anak kecil, kita dapat beritanya, 'adik manis suka bermain puzzle ngak?', atau ditanya, 'bapak  sudah pernah mendengar istilah Homeschooling ?' dan seterusnya.

Jika memang pengunjung tidak serius, hanya memenuhi stand, maka strateginya:

·      Untuk yg 0% prospektif: Ucapkan, 'terimakasih mbak, (kapan2 mampir lagi) ...'

·      Untuk yg 25% prospektif:'Silahkan bawa katalognya untuk dilihat2...'

·      Untuk yg 50% prospektif: 'Bisa minta kartu nama mbak atau No Hape. Nanti kita bicarakan tentang keagenan...'

·      Untuk yg 75% prospektif: 'Kita ke kafe sebelah aja mbak, supaya enak ngobrolnya...'. Hal ini kita lakukan khusus pelanggan yang ingin mengajak joint venture atau calon pembeli franchise kita dan atau tertarik untuk membeli produk dan jasa kita dalam jumlah partai besar.

      9. Siapkan Database

Ingat, pameran tidak hanya bertujuan untuk jualan saat itu juga. Yang lebih penting adalah mengumpulkan informasi dan kontak orang-orang yg prospektif menjadi pelanggan. Sasaran utamanya justru mendapatkan repeat order, bukan penjualan sesaat.

Siapkan buku tamu, formulir isian (untuk catatan sendiri) yg berisi database calon pelanggan prospektif.  Bagi tugas dengan asisten Anda untuk melayani dan mencatat detailnya, sementara Anda menyambut pengunjung berikutnya.

10. Follow Up (Tindaklanjuti) Pengunjung yang Potensial

Setelah semua kerja keras di Pameran, kumpulkan semua data prospek, dan pilah-pilah berdasarkan skala prioritas tingkat prospeknyanya. Tindaklanjuti dengan menghubungi mereka, atau mengirimkan sesuatu yang dijanjikan. Jangan lebih dari seminggu sesudah pameran, mumpung masih hangat.

11. Evaluasi Kegiatan

a.      General Check-up daftar inventaris barang setelah acara pameran pendidikan selesai jangan sampai ada yang tertinggal.  Koordinasi dengan pihak panitia penyelenggara jika sewaktu-waktu terjadi masalah operasional selama pemyelanggaran dari awal sampai selesai.

b.      Selalu perhitungkan untung rugi mengikuti pameran. Dan catat semua pemasukan dan pengeluaran. Jangan ikut pameran hanya karena kebiasaan, atau karena tawaran manis penyelenggara, atau karena ada sisa tempat yang murah. Ikutilah pameran secara rasional.

c.       Belajar dari orang lain. Selalu tanyakan pendapat pengunjung tentang apa yang mereka suka dan tidak suka dari stand Anda. Apa yang menarik mereka untuk masuk, tanya juga pendapat panitia penyelenggara, atau pendapat teman-teman. Sehingga pameran selalu akan menjadi semakin baik lagi di kemudian hari.  Jika perlu siapkan angket kesan dan pesan Stand pameran (khusus pengunjung yang antusias dan lama berkunjung).

d.      Jika terbukti sukses partisipasi stand pameran kita terhadap peningkatan volume penjualan aset produk dan jasa kita setelah 1 bulan acara selesai, maka kita bisa merancang kembali prioritas agenda kegiatan yang sama dalam jangka menengah dan jangka panjang.

Kunci suksesnya adalah KERJA KERAS dan CERDAS selama pameran. Berdiri seharian menjaga stand, harus tampil segar setiap saat, harus selalu ramah melayani, dan sesudah pameran, masih harus juga menindaklanjuti kontak-kontak calon pelanggan potensial  yang didapat selama di pameran. SELAMAT MENCOBA DAN SEMOGA SUKSES SELALU!